Raport kontroli NIK 22-04-2024: Szkoły, jednostki samorządowe mają poważne problemy z ochroną danych

Najnowszy raport NIK – Najwyższej Izby Kontroli, z województwa podlaskiego, wskazuje na poważne zaniedbania dotyczące ochrony danych osobowych w jednostkach samorządowych – w tym w szkołach oraz przychodniach medycznych. Urząd nakazał pilną potrzebę dokonania zmian. Skala dotyczy kilkunastu tysięcy publicznych instytucji. Według Najwyższej Izby Kontroli, wyniki postępowania kontrolnego mogą być wierzchołkiem góry lodowej. Liczba instytucji publicznych z naruszeniami przepisów RODO może bowiem sięgać kilkunastu tysięcy. NIK nie zamierza jednak ograniczać się do słów – kontrola, ograniczona początkowo do 12 podlaskich samorządów, ma teraz objąć wszystkie polskie samorządy.

NIK o zwiększeniu bezpieczeństwa ochrony danych osobowych przechowywanych w jednostkach samorządowych w formie elektronicznej

Wieloletnie zaniedbania dotyczące ochrony danych osobowych, nieświadomość zagrożeń, brak jednoznacznych wytycznych, używanie domen publicznych bez stosownych umów gwarantujący bezpieczeństwo – to w ocenie NIK sprawia, że podstawowe elementy systemu ochrony danych osobowych w jednostkach samorządowych były nieskuteczne. NIK rekomenduje szybką potrzebę zmian. Najwyższa Izba Kontroli szacuje, że skala nieprawidłowości może dotyczyć kilkunastu tysięcy publicznych instytucji. Biorąc pod uwagę skalę problemu, NIK rozszerza postępowanie kontrolne na wszystkie samorządy w kraju i dokonuje rozpoznania w innych sferach działalności publicznej.

Jak podkreśla sama NIK:

„Najwyższa Izba Kontroli zdiagnozowała systemowy charakter nieprawidłowości w dziedzinie ochrony i przetwarzania danych, w tym danych osobowych w jednostkach samorządowych. Dlatego kontrola będzie rozszerzona o wszystkie jednostki samorządu terytorialnego w Polsce”.

43 proc. szkół z naruszeniami

Ustalenia kontroli Najwyższej Izby Kontroli w samorządach województwa podlaskiego wskazują między innymi, że aż 43 proc. szkół lokuje swoje adresy e-mail w domenach komercyjnych. Niewiele lepszymi statystykami może pochwalić się sektor publicznej opieki zdrowotnej oraz ośrodki pomocy społecznej – odpowiednio 32 proc. i 28 proc.

45 jednostek podlegających pod samorządy korzystało z komercyjnych skrzynek pocztowych, bez odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Komunikacja służbowa powinna odbywać się za pomocą dedykowanej do tego skrzynki mailowej. Korzystanie z prywatnej skrzynki pocztowej w celach służbowych nie należy do dobrych praktyk bezpieczeństwa.

Nie tylko szkoły, ale tez inne jednostki organizacyjne z uchybieniami

Ryzyka stwierdzono również w przypadku ośrodków kultury, bibliotek, powiatowych inspektorów nadzoru budowlanego, powiatowych stacji sanitarno-epidemiologicznych, domów pomocy społecznej, powiatowych centrów pomocy rodzinie, przychodni psychologiczno-pedagogicznych, centrów usług wspólnych i innych.

Biorąc pod uwagę ustalenia kontroli oraz fakt, że oprócz głównych adresów mailowych przypisanych do jednostki, niejednokrotnie pracownicy tych instytucji publicznych również użytkowali adresy mailowe w domenach komercyjnych jako adresy służbowe, Najwyższa Izba Kontroli szacuje, że skala nieprawidłowości może dotyczyć kilkunastu tysięcy publicznych instytucji oraz kilkudziesięciu tysięcy adresów mailowych, które nie powinny być wykorzystywane do celów służbowych. Wskazuje to na ryzyko, że dziennie na takie adresy mailowe może wpływać tysiące wiadomości, w tym część z nich zawierających dane osobowe szczególnie chronione. Stąd też postępowanie kontrolne rozszerzone zostanie na wszystkie jednostki samorządowe w kraju. Ma ono wyeliminować nieprawidłowości i zagwarantować pozytywne zmiany w usługach publicznych, w całym sektorze samorządowym. Znamienne jest, że niejednokrotnie jednostki samorządowe na nieodpowiednio zabezpieczone adresy mailowe otrzymywały wiadomości z ministerstw, organów nadzoru oraz instytucji nadrzędnych, co wskazuje na powszechną niską świadomość o stosowaniu bezpiecznych narzędzi i instrumentów w sposób odpowiedni zabezpieczających dane osobowe obywateli.

Oprócz jednostek samorządowych Najwyższa Izba Kontroli prowadzi rozpoznanie dotyczące innych branż i resortów. Dane uzyskane z dziewięciu sądów apelacyjnych wskazują, że problem może dotyczyć korespondowania za pośrednictwem poczty elektronicznej z biegłymi sądowymi, którzy podają adresy mailowe znajdujące się na bezpłatnych domenach komercyjnych, co może świadczyć o dużym ryzyku, że nie zawarli oni umowy przetwarzania danych osobowych z właścicielem domeny, podobny problem dotyczyć może też tłumaczy przysięgłych, ławników, mediatorów i kuratorów sądowych.

Źródło:
https://www.nik.gov.pl/najnowsze-informacje-o-wynikach-kontroli/bezpieczenstwo-ochrony-danych-osobowych-w-jst.html

Aktualności Centrali NFZ – środki na na podniesienie poziomu bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych.

Wsparcie cyberbezpieczeństwa w placówkach medycznych zostało ogłoszone na stronach NFZ 30 maja 2022 roku (link: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/wsparcie-cyberbezpieczenstwa-w-placowkach-medycznych,8211.html ).

Zgodnie z informacją nawet 900 tys. zł mogą otrzymać z NFZ placówki medyczne na podniesienie poziomu bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych.
O środki mogą wnioskować szpitale, które realizują świadczenia w ramach leczenia szpitalnego, rehabilitacji leczniczej, lecznictwa uzdrowiskowego o
raz opieki psychiatrycznej i leczenia uzależnień.
Finansowane są wydatki poniesione od 29 kwietnia do 31 grudnia 2022 r. Środki na ten cel pochodzą z Funduszu Przeciwdziałania COVID-19.

Niestety incydenty zagrażające cyberbezpieczeństwu placówek medycznych nasiliły się. Ma to związek m.in. z wojną w Ukrainie. Szczególnie niebezpieczne i groźne w skutkach mogą być cyberataki na szpitale. Atak hakerski na infrastrukturę informatyczną szpitala może kosztować zdrowie, a nawet życie pacjentów, dlatego tak ważne jest maksymalne zabezpieczenie tych systemów m.in. przed próbami włamań.

Atak, który może kosztować życie
– Wyciek danych, w tym danych osobowych pacjentów, blokowanie systemu informatycznego, czy szyfrowanie plików przez cyberprzestępców mogą prowadzić do paraliżu i ogromnych strat w podmiotach leczniczych. Mogą także uniemożliwić przeprowadzanie planowanych operacji, co zagraża bezpośrednio życiu i zdrowiu pacjentów – zaznacza Jarosław Olejnik, dyrektor w Centrali NFZ, który od lat zajmuje się sprawami bezpieczeństwa, w tym bezpieczeństwa informatycznego.

Dlatego, jak dodaje dyrektor Olejnik, NFZ oferuje szpitalom dodatkowe wsparcie finansowe na podniesienie poziomu bezpieczeństwa systemów informatycznych. Chodzi nawet o 900 tys. zł.

Kto może otrzymać środki?
Wsparcie jest przeznaczone dla szpitali, które wykonują świadczenia w zakresach:

leczenie szpitalne
rehabilitacja lecznicza
lecznictwo uzdrowiskowe
opieka psychiatryczna i leczenie uzależnień.
Wysokość środków zależy od wartości kontraktu placówki z NFZ. Wsparcie wynosi od ponad 240 tys. zł do nawet 900 tys. zł.

Co finansujemy?
Zakup i wdrożenie systemów teleinformatycznych oraz związanych z nimi usług musi dotyczyć podniesienia poziomu bezpieczeństwa w placówkach leczniczych, nie samej informatyzacji.

Za otrzymane środki szpital może kupić i uruchomić:

urządzenia, oprogramowanie i usługi teleinformatyczne, które zapobiegają, wykrywają lub zwalczają cyberataki, np.
systemy do tworzenia kopii danych,
systemy antywirusowe,
systemy kontroli dostępu administracyjnego i zarządzania uprawnieniami,
urządzenia i oprogramowanie zabezpieczające sieć (firewall),
systemy zapewniające bezpieczeństwo poczty elektronicznej.
urządzenia i oprogramowanie oraz wsparcie eksperckie dotyczące cyberbezpieczeństwa,
technologie, które ułatwiają precyzyjne monitorowanie bezpieczeństwa infrastruktury IT,
skany podatności, które pozwalają identyfikować zagrożenia we własnym środowisku IT,
opracowania wraz z przekazaniem praw autorskich dokumentacji systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji,
a także przeprowadzić szkolenia z cyberbezpieczeństwa dla kadry zarządzającej i pracowników.

Środki na ten cel pochodzą z Funduszu Przeciwdziałania COVID-19. Obejmują wydatki ponoszone od 29 kwietnia do 31 grudnia 2022 roku.

Co zrobić, aby otrzymać dofinansowanie?

Aby skorzystać z finansowania, trzeba do 30 listopada 2022 r. złożyć do Dyrektora właściwego oddziału wojewódzkiego NFZ wniosek o zawarcie umowy. Do wniosku koniecznie należy dołączyć raport z Systemu Statystyki Ochrony Zdrowia, który potwierdza wypełnienie ankiety badającej poziom bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych.

Warunkiem uzyskania wsparcia przez szpital jest zawarcie umowy i złożenie w siedzibie właściwego oddziału Funduszu, nie później niż do 16 grudnia 2022 r., kilku dokumentów:

wniosku o wypłatę finansowania, którego wzór określony jest w załączniku nr 3 do zarządzenia Prezesa NFZ,
specyfikacji finansowania, której wzór określony jest w załączniku nr 4 do zarządzenia Prezesa NFZ,
kopii dokumentów, które potwierdzają nabycie i sfinansowanie w okresie od 29 kwietnia 2022 roku do 31 grudnia 2022 roku przedmiotu finansowania (kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem), wyniku audytu bezpieczeństwa.

Pobierz Zarządzenie:
Zarzadzenie 68_2022_BBIiCD

8000 zł kary dla administratora Wspólnoty mieszkaniowej za brak procedur RODO

Administrator Danych Osobowych Wspólnoty Mieszkaniowejmusi zapłacić 8000   zł za brak prawisłowych procedur RODO wobec stosowania monitoringu wizyjnego. ADO odwołał się do sądu w sprawie kary i przegrał.

 

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie oddalił skargę na decyzję prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który nałożył karę administracyjną 8 tys. zł na spółkę administrującą wspólnotą mieszkaniową.

Czytaj dalej 8000 zł kary dla administratora Wspólnoty mieszkaniowej za brak procedur RODO

20 tysięcy euro kary za naruszenie RODO dla firmy zatrudniającej 9 pracowników

Francuski organ nadzorczy nałożył 20 tysięcy euro kary pieniężnej na firmę zatrudniającą 9 pracowników, działającą jako biuro tłumaczeń (https://www.cnil.fr/fr/uniontrad-company-20-000-euros-damende-pour-videosurveillance-excessive-des-salaries).

Powodem nałożenia kary było umieszczenie w pomieszczeniu biurowym kamer, które w trybie ciągłym rejestrowały stanowiska pracy 6 tłumaczy wykonujących swoją pracę w tym samym pomieszczeniu biurowym.

Warto przypomnieć, że także w Polsce obowiązująca wykładnia (zaprezentowana choćby w wytycznych Prezesa UOD: https://uodo.gov.pl/pl/383/354), zgodnie z którą pracodawca nie może wykorzystywać monitoringu np. do ciągłego obserwowania pracownika wykonującego swoją pracę – np. nie jest właściwe rozlokowania kamer tak, by obejmowały biuro i monitor pracownika (chyba, że zachodzą wyjątkowe, uzasadniające to okoliczności np. związane z charakterem określonej funkcji).

Francuska firma, nie tylko umieściła kamery w nieodpowiednich miejscach, ale także nie zrealizowała wobec pracowników obowiązku informacyjnego, wymaganego przez art. 13 RODO.

Na uwagę zasługuje argumentacja co do wysokości kary – CNIL (francuski odpowiednik Prezesa UODO) ograniczył jej wysokość z uwagi na małą skalę działalności i sytuację finansową firmy, która za ostatni rok wykazała stratę – warto jednak zwrócić uwagę, że 20 tysięcy euro to wciąż dotkliwa kwota.

Choć sytuacja miała miejsce we Francji, kara została nałożona za błąd który także w Polsce musiałby być uznany za naruszenie RODO.

 

Księgi wejść i wyjść oraz przepustki, a RODO

Systemy przepustkowe/ewidencje wejść i wyjść powszechnie stosowane są nie tylko przez urzędy lub inne podmioty publiczne, ale także przez część prywatnych przedsiębiorstw – zwłaszcza tam, gdzie w codziennej działalności wykorzystywany jest istotny majątek, a liczba osób „przewijających” się przez przedsiębiorstwo jest bardzo wysoka. Zapisywanie danych w księdze wejść i wyjść jest także standardem obiektach przeznaczonych na komercyjny wynajem powierzchni biurowych. Czynnikiem, który powoduje konieczność weryfikacji takiej procedury jako zgodnej z RODO jest pozyskiwanie danych osoby, której dane są pozyskiwane w celu zaewidencjonowania wejścia na teren obiektu. Czytaj dalej Księgi wejść i wyjść oraz przepustki, a RODO

Zapraszamy do wdrożenia PPK – Pracownicze Plany Kapitałowe

Odnośnie PPK – Pracowniczych Planów Kapitałowych, przedstawiam Państwu propozycję wdrożenia PPK – Pracowniczych Planów Kapitałowych z udziałem PZU TFI.

Proponuję wybór PZU TFI wraz z osobistym wsparciem wdrożenia – atuty PZU TFI :

– ma obniżone opłaty za zarządzanie kapitałem z 0,5% do 0,31% w skali roku
– ma dużą sieć oddziałów w Polsce, co jest istotne dla pracowników i ich obsługi w zakresie rachunków PPK
– jest największą grupą kapitałową w Europie Środkowo Wschodniej – w ub. roku 3,5 mld zysku i stabilną pozycję
– ma siedzibę w Polsce, aby kapitał w skali długoterminowej był blsiko
– jest Partnerem społecznym w wielu akcjach na rzecz bezpieczeństwa i zdrowia w Polsce
– Posiada w pełni zintegrowane API do programów księgowo -kadrowych do prowadzenia PPK
– Posiada bardzo wygodny i porosty Panel PPK dla Pracodawcy do zarządzania PPK
– 2500 Konsultantów w całej Polsce oraz sprawną Infolinię dla Pracodawców i Uczestników PPK dostępnę 7 dni w tygodniu!

W przypadku akceptacji niniejszej propozycji – wygeneruję dla Państwa LINK do rejestracji firmy w PZU TFI w celu uzyskania dostępu do Panelu PPK z deklaracjami i narzędziami zarządzania PPK.

Bez względu czy w danej firmie będą osoby przystepujące do PPK lub nie – spełnią Państwo ustawowy obowązek wdrożeniowy i uzyskają dostęp do panleu z deklaracjami i gotowość PPK – nie poniosą Państwo żadnych opłat wdrożeniowych!

Do aktywacji konta PPK dla firmy, proszę o przesłanie następujących danych:

1. Regon firmy
2. Ilość zatrudnionych osób
3. Imię i nazwisko oraz funkcja osoby zatwierdzającej
4. Mail i telefon komórkowy osoby zatwierdzającej

Zapraszam także na szkolenia PPK:

https://rbdo.com.pl/sklep/kategoria/ppk-pracownicze-plany-kapitalowe

Serdecznie Pozdrawiam,
Łukasz Cieniak
Doradca ds. PPK – Pracownicze Plany Kapitałowe

T: +48 664 484 218
Infolinia: 22 487 86 70

DoradcyPrawa.pl Łukasz Cieniak | Oficjalny Dystrybutor PZU TFI SA
ul.Kopalniana 22A/7
01-321 Warszawa
NIP: PL 118-165-16-57

Urzędy Ochrony Danych w Europie nakładają coraz więcej kar finansowych

W Polsce  pojawia się coraz więcej kar za uchybienia RODO – m.in. za brak zawarcia Umowy Powierzenia Danych. Oto przegląd kar:

>> 16 października 2019 roku  – Polski Urząd Ochrony Danych nałożył 201 tys. zł kary na firmę ClickQuickNow Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, za utrudnianie wypisania się z listy wysyłkowej

>> W październiku 2019 roku 40 tys. zł kary na burmistrza Aleksandrowa Kujawskiego za brak umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z podmiotami, którym przekazywał dane.

>> We wrześniu 2019 roku 2,8 miliona złotych kary na spółkę Morele.net za niewystarczające zabezpieczenie danych osobowych.

>> W maju 2019 roku prawie 56 tys. zł na Związek Piłkarski za opublikowanie na swojej stronie internetowej danych osobowych sędziów piłkarskich.

>> W marcu 2019 r. blisko 1 mln zł za zaniedbanie obowiązku informacyjnego przez spółkę Bisnode

Zobacz inne kary kary i uzasadnienia: Czytaj dalej Urzędy Ochrony Danych w Europie nakładają coraz więcej kar finansowych

Progi dużej skali w kontekście wyznaczenia IODO dla podmiotów wykonujących działalność medyczną

Jak powszechnie wiadomo, RODO nie przewiduje szczegółowych progów, z których przekroczeniem powiązana jest definicja dużej skali – ściśle związana z kolei z obowiązkiem wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Choć na etapie projektu RODO proponowano konkretne liczby (5000 rekordów w ciągu 12 miesięcy) [Link], to jednak ostatecznie zrezygnowano z wpisania tak szczegółowego rozwiązania do rozporządzenia. Argumentowano to tym, że wpisanie tego „na sztywno” było by zbyt mało elastyczne – z drugiej jednak strony spowodowało to znaczną niepewność wśród podmiotów zobowiązanych – ponieważ nawet wytyczne grupy roboczej art. 29 w sprawie IODO [Link] jedynie parafrazowały wskazówki z preambuły (jednoosobowa praktyka lekarska lub jednoosobowa kancelaria prawna – brak dużej skali, szpital, bank ubezpieczyciel – duża skala). Czytaj dalej Progi dużej skali w kontekście wyznaczenia IODO dla podmiotów wykonujących działalność medyczną

Szkoła, a przetwarzanie danych osobowych

Podmiotem zobowiązanym do wypełniania obowiązków wynikających z przepisów o ochronne danych osobowych będzie szkoła – jako jednostka organizacyjna reprezentowana w tym zakresie przez dyrektora. Oczywiście mogą zdarzyć się sytuacje w których jako administratora będzie należało uznać np. stowarzyszenie lub fundację prowadzącą szkołę, będą one jednak należały do rzadkości. Czytaj dalej Szkoła, a przetwarzanie danych osobowych

Zakaz kserowania dowodów osobistych ?

Od pewnego czasu w mediach krążą informacje, że od dnia 12 lipca absolutnie zakazane jest kserowanie dowodów osobistych – nie jest to jednak informacja w 100 % prawdziwa.

Prawdą jest, że z dniem 12 lipca 2019 roku w życie weszła ustawa o dokumentach publicznych, która zawiera art. 58 o następującej treści: „Kto  wytwarza,  oferuje,  zbywa  lub przechowuje  w celu zbycia replikę dokumentu  publicznego,  podlega  grzywnie,  karze  ograniczenia  wolności  albo pozbawienia wolności do lat 2.”

Co do zasady obowiązuje więc zakaz wykonywania replik dokumentów publicznych (ale od tej zasady przewidziano wyjątki – o czym poniżej). Czytaj dalej Zakaz kserowania dowodów osobistych ?

UODO: Wykaz operacji oceny skutków przetwarzania dla ich ochrony

Dnia  8 lipca 2019 roku opublikowany został Komunikat Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 17 czerwca 2019 r. w sprawie wykazu rodzajów operacji przetwarzania danych osobowych wymagających oceny skutków przetwarzania dla ich ochrony. wykazu rodzajów operacji przetwarzania danych osobowych wymagających oceny skutków przetwarzania dla ich ochrony.

Brak wykonania oceny skutków zagrożony jest karą pieniężną od 0 do 10 milionów euro.

Organ nadzorczy wskazuje, że „Co do zasady, przetwarzanie spełniające przynajmniej dwa z niżej wymienionych kryteriów będzie wymagać oceny skutków dla ochrony danych.Czytaj dalej UODO: Wykaz operacji oceny skutków przetwarzania dla ich ochrony

UODO zakazuje wyrywkowych kontroli trzeźwości wśród pracowników – komentarz RBDO.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wypowiedział się na temat dopuszczalność poddawania pracowników wyrywkowym badaniom alkomatem.

Organ nadzorczy w oparciu o art. 17 ust. 3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w związku z art. 22[1b] kodeksu pracy stwierdził, że pracodawca nie ma prawa do poddawania pracowników wyrywkowym badaniom na zawartość alkoholu we krwi – może on jedynie wezwać policję do zakładu pracy, by to jej przedstawiciel poddał pracownika badaniu trzeźwości – ale wyłącznie w konkretnym przypadku, gdy zaszło uzasadnione podejrzenie co stanu trzeźwości.

Czytaj dalej UODO zakazuje wyrywkowych kontroli trzeźwości wśród pracowników – komentarz RBDO.

800 tys. zł kary za nie określone czasowe przechowywanie danych

Duński organ nadzorczy nałożył karę w wysokości 1.5 miliona koron duńskich (ok 800 tysięcy złotych) na firmę produkującą i sprzedającą meble.

Powodem nałożenia kary pieniężnej było niezachowanie przez ukaraną firmę zasady ograniczenia czasu przechowywania danych – dane 385 tysięcy byłych klientów były przechowywane w systemach informatycznych „na zawsze”, bez zakreślenia okresu, przez który będą konieczne do osiągnięcia celów zgodnych z prawem.

Choć firma przechowywała jedynie imiona, nazwiska, adresy, nr telefonów oraz maile i historię zamówień – to nie wskazała okresu, po którym będą one usuwane.

Należy pamiętać, że za podobne naruszenia kary pieniężne może stosować także polski organ nadzorczy, wobec krajowych przedsiębiorców.

Źródło: RBDO