Od pewnego czasu w mediach krążą informacje, że od dnia 12 lipca absolutnie zakazane jest kserowanie dowodów osobistych – nie jest to jednak informacja w 100 % prawdziwa.
Prawdą jest, że z dniem 12 lipca 2019 roku w życie weszła ustawa o dokumentach publicznych, która zawiera art. 58 o następującej treści: „Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”
Co do zasady obowiązuje więc zakaz wykonywania replik dokumentów publicznych (ale od tej zasady przewidziano wyjątki – o czym poniżej).
Dokument publiczny to np. dowód osobisty, prawo jazdy paszport itd. Natomiast jako replika dokumentu publicznego rozumie się: „odwzorowanie lub kopię wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności(…)”
Art. 2 ust. 1 pkt 6 wspomnianej ustawy przewiduje jednak wyjątek – nie uznaje się za zakazaną replikę „kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany”.
Jeżeli więc idziemy do banku, i do założenia rachunku lub wykonania innej czynności jego pracownik dokona ksera dowodu osobistego – nie jest to działanie bezprawne, ponieważ do działalności bankowej stosuje się przepisy odrębne, które uprawniają tego rodzaju instytucje do przetwarzania danych zawartych w dowodach tożsamości.
Jeżeli zaś np. ksero dokumentu jest większe niż 120 % jego oryginalnej wielkości – ustawa o dokumentach publicznych w ogóle nie będzie miała zastosowania, pozostaną jedynie zasady ogólne wynikające z RODO – w myśl których nie zwraca się uwagi na samą czynność kopiowania, a na to, czy administrator danych posiada konkretną podstawę prawną zbieżną z celem, do którego wykorzystuje dane – i tu warto pamiętać, że to administrator który takie dane pozyskuje zobowiązany jest wytłumaczyć na jakiej podstawie prawnej i w jakim celu określone dane pozyskuje.
Zakaz kopiowania dowodów osobistych zatem istnieje, ale nie ma charakteru absolutnego i istnieją od niego wyjątki.