Jakie podmioty są zobowiązane do wdrożenia procedur?
Podmioty zobligowane do wdrożenia procedur o ochronie sygnalistów od dnia 25 września 2024 roku to:
> Jednostki budżetowe
> Firmy zatrudniające minimum 50 pracowników
> Firmy niezależnie od ilości pracowników – które posiadają status instytucji obowiązanej na
podstawie ustawy AML, czyli takie jak:
– biura rachunkowe
– pośrednicy w obrocie nieruchomościami,
– podmioty świadczące usługi w zakresie kryptowalut,
– przedsiębiorcy w zakresie realizującym płatności w gotówce o wartości większej niż 10 000 euro,
– instytucje finansowe,
– kantory wymiany walut,
– lombardy
– instytucje kredytowe i ich oddziały,
– spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (SKOKi),
– krajowe instytucje płatnicze,
– agentów rozliczeniowych,
– fundusze inwestycyjne,
– alternatywne spółki inwestycyjne,
– firmy inwestycyjne,
– zakłady ubezpieczeń,
– pośredników ubezpieczeniowych,
– podmioty prowadzące działalność kantorową oraz świadczące
– podmioty świadczące usługi w zakresie wymiany walut wirtualnych,
– instytucje pożyczkowe,
– przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie gier losowych,
– operatorów pocztowych
Kary grzywny za brak procedur
W myśl art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny (jest to kara do 5.000 zł).
Uniemożliwianie lub utrudnianie zgłoszenia sygnaliście oznaczać będzie karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku, natomiast za utrudnianie zgłoszenia sygnaliście z wykorzystaniem przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech.
Zamów procedury w promocji!na stronie: https://rbdo.com.pl/sklep/
Jakie są założenia ustawowe?
Ustawa o ochronie sygnalistów, uchwalona w czerwcu 2024 roku, wprowadza
szczegółowe regulacje dotyczące zgłaszania naruszeń prawa przez osoby związane
z organizacjami publicznymi i prywatnymi. Ustawa ma na celu zapewnienie
skutecznej ochrony sygnalistom, którzy zgłaszają nieprawidłowości oraz określenie
obowiązków organizacji w zakresie przyjmowania, weryfikacji i odpowiedzi na
zgłoszenia. Zgodnie z ustawą, każde zgłoszenie musi być dokładnie zarejestrowane i
odpowiednio rozpatrzone, a tożsamość sygnalisty powinna być chroniona na każdym
etapie postępowania.
Kim jest Sygnalista?
Sygnalistą, według ustawy, jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia informacje
o naruszeniach prawa, które uzyskała w kontekście swojej działalności zawodowej.
Sygnalistą może być pracownik, osoba świadcząca usługi na podstawie umowy
cywilnoprawnej, przedsiębiorca, wolontariusz, stażysta, a nawet członek organu
spółki. Istotnym elementem definicji sygnalisty jest działanie w dobrej wierze oraz
posiadanie uzasadnionych podstaw do uznania, że zgłaszane informacje są
prawdziwe. Ochrona sygnalisty rozpoczyna się w momencie dokonania zgłoszenia i
obejmuje m.in. zabezpieczenie przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy
lub innych osób.
Kto musi wdrożyć procedurę?
Zgodnie z ustawą, obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych
spoczywa na szerokim zakresie podmiotów prawnych, w tym:
organizacjach publicznych, takich jak jednostki samorządu terytorialnego,
organy administracji rządowej, czy instytucje publiczne,
podmiotach prywatnych zatrudniających co najmniej 50 pracowników,
przedsiębiorcach działających w sektorach regulowanych, takich jak finanse,
transport, ochrona zdrowia, bez względu na liczbę zatrudnionych.
Procedura musi być dostosowana do specyfiki i wielkości organizacji, a także
zapewniać poufność zgłoszeń oraz ochronę tożsamości sygnalistów.
Jakie mechanizmy systemu należy wdrożyć?
1. Rejestr zgłoszeń. Każda organizacja zobowiązana jest do prowadzenia
rejestru zgłoszeń wewnętrznych, który musi obejmować informacje na temat
każdego zgłoszenia oraz podjętych działań następczych.
2. Sposoby zgłaszania. Zgłoszenia mogą być dokonywane pisemnie, ustnie,
telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a także podczas
bezpośredniego spotkania. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane za
pośrednictwem platformy do zgłaszania nieprawidłowości.
3. Ochrona poufności. Procedura zgłoszeń musi gwarantować ochronę
poufności sygnalistów oraz osób, których zgłoszenia dotyczą.
4. Weryfikacja zgłoszeń. Zgłoszenia muszą być weryfikowane przez
wyznaczone osoby, które posiadają odpowiednie upoważnienia i są
zobowiązane do zachowania tajemnicy.
5. Informacja zwrotna. Sygnalista musi otrzymać informację zwrotną (chyba, że
dokonał zgłoszenia anonimowo) na temat podjętych działań w odpowiedzi na
zgłoszenie.
Dokumenty do przygotowania
Aby skutecznie wdrożyć system zgłoszeń wewnętrznych, organizacja musi
przygotować:
1. Politykę zgłoszeń. Dokument opisujący zasady zgłaszania naruszeń, prawa i
obowiązki sygnalistów oraz procedury postępowania ze zgłoszeniami.
2. Formularze zgłoszeń. Wzory dokumentów umożliwiające zgłaszanie
naruszeń w formie pisemnej i elektronicznej.
3. Rejestr zgłoszeń. System lub narzędzie do prowadzenia rejestru zgłoszeń i
działań następczych.
4. Procedury operacyjne. Szczegółowe instrukcje dotyczące przyjmowania,
weryfikacji i przetwarzania zgłoszeń.
Jakie są korzyści ze współpracy z ekspertami?
Wdrożenie skutecznego systemu zgłoszeń naruszeń prawa może być wyzwaniem,
dlatego warto skorzystać z usług ekspertów, którzy mają doświadczenie zarówno w
organizacji kanału zgłoszeń dla sygnalisty, przygotowaniu dokumentacji wdrożenia
systemu w organizacji, jak i prowadzeniu działań następczych po zgłoszeniu.
Dysponujemy takim zespołem a współpraca z nami przynosi szereg korzyści:
1. Wiarygodność. Zewnętrzni eksperci pomogą Państwu zbudować system,
który jest zgodny z przepisami prawa i najlepszymi praktykami. Obserwujemy,
że zwiększa to wiarygodność organizacji w oczach pracowników i
interesariuszy.
2. Kształtowanie otwartości na zmianę. Świadczymy profesjonalne doradztwo
wspierające rozwój kultury organizacyjnej opartej na otwartości, przejrzystości
i gotowości do zmian.
3. Zwiększenie transparentności. Na bazie Państwa oczekiwań i możliwości
projektujemy dopasowany do organizacji skuteczny system zgłoszeń, który
przyczynia się do zwiększenia transparentności działań organizacji.
Proponowane rozwiązania pozytywnie wpływają na reputację organizacji i
relacje z partnerami biznesowymi.
4. Redukcja ryzyka. Dzięki odpowiednio zaprojektowanemu systemowi,
możecie Państwo szybciej identyfikować i reagować na potencjalne
naruszenia prawa, co minimalizuje ryzyko prawne i finansowe.
Nasi eksperci oferują kompleksowe wsparcie w zakresie wdrożenia procedur,
szkoleń dla pracowników oraz audytów zgodności, co pozwala organizacjom skupić
się na ich głównej działalności, jednocześnie spełniając wymogi ustawy o
sygnalistach.
Podsumowanie
Podsumowując, wdrożenie systemu zgłoszeń naruszeń prawa nie tylko spełnia
wymogi prawne, ale również przynosi szereg korzyści dla organizacji, od zwiększenia
transparentności po redukcję ryzyka operacyjnego. Współpraca z nami zapewnia
profesjonalne podejście i skuteczne wdrożenie systemu, które przekłada się na
lepsze zarządzanie i większą wiarygodność organizacji.