Biura rachunkowe są podmiotami objętymi przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu dotyczy art. 23 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów, zatem muszą stosować przepisy o ochronie sygnalistów niezależnie od ilości osób wykonujących w nich pracę zarobkową. Będą one musiały stosować ustawę o ochronie sygnalistów już od jej wejścia w życie, tj. od 25 września 2024 r.
Biuro rachunkowe jako podmiot prawny objęty ustawą o ochronie sygnalistów powinno mieć przygotowany rejestr zgłoszeń wewnętrznych, zawierający dane z art. 29 ust. 4 tej ustawy, wypełniany w sytuacji, gdy wpłynie zgłoszenie.
W myśl art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny (jest to kara do 5.000 zł).
Od dnia 25 września 2024 r. biura rachunkowe są objęte obowiązkiem przygotowania i wdrożenia procedury przyjmowania zgłoszeń określającej tryb postępowania na wypadek wystąpienia takiego zgłoszenia oraz wszelkiej dokumentacji zabezpieczającej je na wypadek kontroli wykonywania przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.
Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, każdy podmiot prawny objęty jej przepisami powinien ustalić wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną procedurą zgłoszeń wewnętrznych. Art. 25 ustawy o ochronie sygnalistów konkretnie przedstawia, co powinna obowiązkowo określać taka procedura, tj.:
1) wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych – w biurach rachunkowych, które nie mają zazwyczaj skomplikowanej struktury organizacyjnej może to być wyznaczona osoba, nazywana np. koordynatorem do spraw obsługi zgłoszeń wewnętrznych,
2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, czyli adresem do kontaktu – wygodną formą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w biurach rachunkowych jest droga e-mailowa, w tym celu można utworzyć i podać w procedurze adres e-mail w domenie internetowej innej niż domena firmowa,
3) bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność – nie ma więc przeszkód, by działania następcze w biurze również prowadził koordynator do spraw obsługi zgłoszeń wewnętrznych; może to być też inna osoba,
4) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo – biuro rachunkowe musi zdecydować, czy przyjmuje zgłoszenia anonimowe, a jeśli tak, może np. zapisać w procedurze, że do zgłoszeń anonimowych stosuje takie same zasady jak do zgłoszenia pozwalającego ustalić tożsamość sygnalisty,
5) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie,
6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3 – po otrzymaniu zgłoszenia należy przede wszystkim przeanalizować jego zasadność, czyli przeprowadzić działania weryfikujące, a następnie działania kontrolne i naprawcze; w praktyce mogą to być działania polegające np. na uzyskaniu informacji uzupełniających od sygnalisty, przeprowadzeniu kontroli obszaru, w ramach którego zgłoszono naruszenie, przeprowadzeniu rozmów z osobami, które mogą przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, zabezpieczeniu danych informatycznych, podjęciu działań w celu usunięcia naruszenia prawa, zawiadomieniu odpowiednich organów publicznych,
7) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną,
8) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych UE – to zagadnienie należy umieścić w procedurze po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy, tj. od 25 grudnia 2024 r., z racji tego, że przepisy o zgłoszeniach zewnętrznych wchodzą w życie w tym terminie.
Przyjęcie procedur trzeba poprzedzić konsultacjami z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz biura rachunkowego lub (jeśli występują) zakładowymi organizacjami związkowymi. Powinny one trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym (por. art. 24 ust. 3-5 ustawy o ochronie sygnalistów). W opracowaniu „Na czym polega ochrona sygnalistów – podstawowe obowiązki przedsiębiorcy” przedstawionym na stronie internetowej www.biznes.gov.pl wskazano, że: „Podmioty, które mają obowiązek przyjąć procedurę bez względu na liczbę osób wykonujących pracę zarobkową na ich rzecz, czyli wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937, powinny rozpocząć prace nad wprowadzeniem procedury zgłoszeń wewnętrznych (na przykład rozpocząć konsultacje projektu procedury) od 25 września 2024 roku”. Z tego wynikałoby, że rzeczywista data przyjęcia procedury przez biura rachunkowe może przypadać w październiku 2024 r. Jednak ze względu na brak przepisów przejściowych wdrożenie procedury z datą 25 września 2024 r. wydaje się bezpieczniejszym rozwiązaniem.
—
Jakie podmioty są zobowiązane do wdrożenia procedur?
Podmioty zobligowane do wdrożenia procedur o ochronie sygnalistów od dnia 25 września 2024 roku to:
> Jednostki budżetowe
> Firmy zatrudniające minimum 50 pracowników
> Firmy niezależnie od ilości pracowników – które posiadają status instytucji obowiązanej na
podstawie ustawy AML, czyli takie jak:
– biura rachunkowe
– pośrednicy w obrocie nieruchomościami,
– podmioty świadczące usługi w zakresie kryptowalut,
– przedsiębiorcy w zakresie realizującym płatności w gotówce o wartości większej niż 10 000 euro,
– instytucje finansowe,
– kantory wymiany walut,
– lombardy
– instytucje kredytowe i ich oddziały,
– spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (SKOKi),
– krajowe instytucje płatnicze,
– agentów rozliczeniowych,
– fundusze inwestycyjne,
– alternatywne spółki inwestycyjne,
– firmy inwestycyjne,
– zakłady ubezpieczeń,
– pośredników ubezpieczeniowych,
– podmioty prowadzące działalność kantorową oraz świadczące
– podmioty świadczące usługi w zakresie wymiany walut wirtualnych,
– instytucje pożyczkowe,
– przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie gier losowych,
– operatorów pocztowych
Kary grzywny za brak procedur
W myśl art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny (jest to kara do 5.000 zł).
Uniemożliwianie lub utrudnianie zgłoszenia sygnaliście oznaczać będzie karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku, natomiast za utrudnianie zgłoszenia sygnaliście z wykorzystaniem przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech.
Zamów procedury w promocji!na stronie: https://rbdo.com.pl/sklep/