PODSTAWY PRAWNE, WDRAŻANIE I DZIAŁANIA NASTĘPCZE
Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, organizacje
prywatne oraz jednostki sektora publicznego miały obowiązek wdrożenia systemu
ochrony sygnalistów do dnia 25 września 2024 r. Przepisy te mają na celu
zapewnienie ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości oraz stworzenie
transparentnych i bezpiecznych procedur zgłoszeniowych. Jeśli dana organizacja do
tej pory nie wdrożyła wymaganych procedur, powinna niezwłocznie przeprowadzić
finalizację systemu zgłoszeń sygnalistów, przygotować wymaganą dokumentację,
przeprowadzić konsultacje wewnętrzne z organizacjami reprezentującymi
pracowników i jak najszybciej uruchomić odpowiednie mechanizmy. Definicję
sygnalisty znajdziemy w art. 2 ustawy, zgodnie z którym sygnalistą jest osoba
fizyczna zgłaszająca lub publicznie ujawniająca informacje o naruszeniach prawa w
kontekście zawodowym, mająca uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacje te
są prawdziwe.
Obowiązki organizacji
Na mocy ustawy, podmioty prawne muszą podjąć następujące kroki:
1. Opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych
Każda organizacja musi opracować wewnętrzne procedury umożliwiające
pracownikom zgłaszanie naruszeń. Zgodnie z art. 4 ustawy, procedura ta
powinna obejmować zasady zgłaszania, rozpatrywania oraz ochrony danych
osobowych sygnalistów.
2. Konsultacje z przedstawicielami pracowników
Projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych powinien zostać skonsultowany ze
związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę na
rzecz podmiotu prawnego. Jest to wymagane, aby zapewnić, że procedury są
zgodne z oczekiwaniami i potrzebami pracowników (art. 5 ustawy).
3. Stworzenie kanałów zgłoszeń
Organizacje muszą stworzyć kanały zgłoszeń, które mogą być pisemne lub
ustne. Rekomendujemy oparcie systemu zgłoszeń na platformach zgłoszeń,
które są najbezpieczniejsze z punktu widzenia ryzyka ujawnienia tożsamości
sygnalisty. Zgodnie z Art. 6 ustawy, kanały te powinny gwarantować
anonimowość oraz bezpieczeństwo zgłaszającego.
4. Ochrona tożsamości sygnalisty
Art. 56 ustawy jasno określa, że ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby
pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą,
podlega surowym sankcjom. Naruszenie tego przepisu może skutkować
grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
5. Ogłoszenie procedury
Procedura zgłoszeń powinna zostać ogłoszona w sposób przyjęty w danym
podmiocie prawnym. Przyjmuje się, że terminem granicznym w tym przypadku
jest 25 września bieżącego roku.
6. Upoważnienie odpowiednich jednostek lub osób
Organizacje muszą upoważnić wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę
w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot
zewnętrzny, do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (art. 8 ustawy).
Dodatkowo, należy upoważnić bezstronną jednostkę lub osobę do
podejmowania działań następczych w celu rozpatrzenia zgłoszeń (art. 9
ustawy).
7. Utworzenie rejestru zgłoszeń
Każda organizacja jest zobowiązana do utworzenia i prowadzenia rejestru
zgłoszeń, który będzie zawierał wszystkie zgłoszenia wraz z informacją
o podjętych działaniach (art. 10 ustawy).
Wdrażanie procedur
Wdrożenie procedur wynikających z ustawy o sygnalistach może napotkać szereg
trudności. Przede wszystkim, organizacje muszą zapewnić poufność zgłoszeń, co
wiąże się z koniecznością inwestycji w odpowiednie narzędzia technologiczne
i szkolenia dla personelu. Art. 5 ustawy wymaga, aby kanały zgłoszeniowe były
bezpieczne i gwarantowały anonimowość zgłaszającego, co może stanowić
wyzwanie dla wielu firm. Kluczowe jest również stworzenie zaufanego środowiska, w
którym pracownicy będą czuli się bezpiecznie zgłaszając naruszenia. Dodatkowym
wyzwaniem jest dostosowanie wewnętrznych regulaminów i polityk do nowych
wymagań prawnych oraz zapewnienie, że wszyscy pracownicy są świadomi swoich
praw i obowiązków jako potencjalni sygnaliści.
Działania następcze
Po zgłoszeniu naruszenia, organizacje muszą podjąć odpowiednie działania
następcze. Ustawa w art. 7 wymaga, aby każde zgłoszenie było dokładnie zbadane,
a w przypadku potwierdzenia naruszeń, podjęte zostały kroki naprawcze. Ważnym
elementem jest również ochrona sygnalisty przed jakimikolwiek formami represji.
Organizacje muszą więc monitorować sytuację i zapewnić, że sygnalista nie jest
dyskryminowany ani w żaden sposób szykanowany. Kluczowe jest także
raportowanie wyników dochodzenia i podjętych działań do odpowiednich organów
nadzoru, co dodatkowo wymaga precyzyjnego zarządzania dokumentacją
i komunikacją.
Możliwości świadczenia usług
W celu zapewnienia zgodności z ustawą o sygnalistach, organizacje mogą
skorzystać z usług specjalistycznych firm, które oferują kompleksowe wsparcie w
zakresie tworzenia i zarządzania kanałami zgłoszeniowymi oraz prowadzenia działań
następczych. Powołany zespół ekspertów z różnych branż może pomóc w projektowaniu i wdrażaniu systemów zgłoszeniowych, poprzez dostarczenie bezpiecznych i poufnych platform do zgłaszania nieprawidłowości. Platformy te są zaprojektowane tak, aby minimalizować yzyko ujawnienia tożsamości sygnalisty.
——————–
Jakie podmioty są zobowiązane do wdrożenia procedur?
Podmioty zobligowane do wdrożenia procedur o ochronie sygnalistów od dnia 25 września 2024 roku to:
> Jednostki budżetowe
> Firmy zatrudniające minimum 50 pracowników
> Firmy niezależnie od ilości pracowników – które posiadają status instytucji obowiązanej na
podstawie ustawy AML, czyli takie jak:
– biura rachunkowe
– pośrednicy w obrocie nieruchomościami,
– podmioty świadczące usługi w zakresie kryptowalut,
– przedsiębiorcy w zakresie realizującym płatności w gotówce o wartości większej niż 10 000 euro,
– instytucje finansowe,
– kantory wymiany walut,
– lombardy
– instytucje kredytowe i ich oddziały,
– spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (SKOKi),
– krajowe instytucje płatnicze,
– agentów rozliczeniowych,
– fundusze inwestycyjne,
– alternatywne spółki inwestycyjne,
– firmy inwestycyjne,
– zakłady ubezpieczeń,
– pośredników ubezpieczeniowych,
– podmioty prowadzące działalność kantorową oraz świadczące
– podmioty świadczące usługi w zakresie wymiany walut wirtualnych,
– instytucje pożyczkowe,
– przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie gier losowych,
– operatorów pocztowych
Kary grzywny za brak procedur
W myśl art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny (jest to kara do 5.000 zł).
Uniemożliwianie lub utrudnianie zgłoszenia sygnaliście oznaczać będzie karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku, natomiast za utrudnianie zgłoszenia sygnaliście z wykorzystaniem przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech.
Zamów procedury w promocji!na stronie: https://rbdo.com.pl/sklep/
